Top 10 lưu ý khi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe

Việc lập kế hoạch kinh doanh quán cafe là bước đầu tiên quan trọng để bắt đầu khởi nghiệp thành công trong lĩnh vực kinh doanh quán cafe. Dưới đây là 10 lưu ý mà bạn cần nắm rõ khi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe của mình:

Tổng quan về kế hoạch kinh doanh quán cafe

Khái niệm kế hoạch kinh doanh

Kế hoạch kinh doanh là tài liệu mô tả chi tiết các hoạt động, chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định. Kế hoạch kinh doanh giúp chủ doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh, từ đó đưa ra các quyết định đúng đắn.

Đối với quán cafe, kế hoạch kinh doanh sẽ bao gồm các nội dung chính: giới thiệu về quán cafe, phân tích thị trường, xác định mục tiêu và chiến lược kinh doanh, kế hoạch tài chính, kế hoạch marketing, kế hoạch nhân sự, lịch trình thực hiện các hoạt động.

Lý do cần lập kế hoạch kinh doanh

• Giúp chủ quán xác định rõ hướng đi, mục tiêu cho quán cafe của mình.
• Giúp đánh giá được các cơ hội và thách thức của thị trường. Từ đó có chiến lược phù hợp để khai thác cơ hội và khắc phục thách thức.
• Giúp lường trước được những rủi ro có thể gặp phải và có kế hoạch đối phó.
• Giúp dễ dàng huy động vốn từ các nhà đầu tư hay ngân hàng. Họ sẽ cân nhắc cấp vốn nếu thấy kế hoạch kinh doanh chi tiết và khả thi.
• Giúp quản lý quán cafe một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Có kế hoạch rõ ràng sẽ dễ dàng kiểm soát và đánh giá hoạt động hơn.

Cấu trúc của kế hoạch kinh doanh

Một kế hoạch kinh doanh quán cafe đầy đủ nên bao gồm các phần sau:

• Bản tóm tắt: Giới thiệu ngắn gọn về quán cafe.
• Phân tích thị trường: Phân tích đối thủ cạnh tranh, xu hướng thị trường, hành vi khách hàng.
• Mô tả sản phẩm dịch vụ: Giới thiệu menu, concept, phong cách phục vụ.
• Phân tích SWOT: Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức.
• Mục tiêu và chiến lược marketing: Xác định mục tiêu và cách thức đạt mục tiêu.
• Kế hoạch tài chính: Dự toán chi phí, doanh thu, lợi nhuận.
• Kế hoạch nhân sự: Nhu cầu nhân lực, tuyển dụng và đào tạo.
• Lịch trình thực hiện: Các bước thực hiện cụ thể.
• Đánh giá rủi ro: Phân tích các rủi ro có thể gặp phải.

Các bước cần thiết để lập kế hoạch kinh doanh quán cafe

Nghiên cứu thị trường

• Nghiên cứu về xu hướng thị trường cafe
• Khảo sát nhu cầu, thói quen của khách hàng
• Phân tích các đối thủ cạnh tranh

Xác định concept và thiết kế quán

• Xác định phong cách, concept của quán
• Thiết kế không gian, trang trí nội thất
• Lựa chọn vị trí, diện tích phù hợp

Lập kế hoạch tài chính

• Ước tính chi phí đầu tư ban đầu
• Dự toán chi phí hoạt động hàng tháng
• Dự báo doanh thu và lợi nhuận

Kế hoạch marketing và bán hàng

• Xây dựng thương hiệu và nhận diện thương hiệu
• Chiến lược giá cả và chiết khấu
• Kế hoạch quảng cáo và khuyến mãi

Kế hoạch nhân sự

• Xác định nhân sự cần thiết
• Tuyển dụng và đào tạo nhân viên
• Thiết lập cơ cấu tổ chức và quy trình làm việc

Phân tích thị trường và đối tượng khách hàng cho quán cafe

Nghiên cứu về xu hướng thị trường cafe

Thị trường cafe Việt Nam đang phát triển rất mạnh mẽ. Các xu hướng chính của thị trường cafe hiện nay bao gồm:

• Café sang trọng, đẳng cấp: Phong cách trang trí sang trọng, đồ uống và đồ ăn cao cấp.
• Café nghệ thuật, sáng tạo: Không gian độc đáo, trưng bày tác phẩm nghệ thuật. Thường thu hút giới trẻ.
• Café gia đình: Không gian ấm cúng, phục vụ thức uống và đồ ăn phù hợp với trẻ em.
• Café dạng vườn: Sử dụng nhiều yếu tố thiên nhiên như cây xanh, vườn treo…
• Café sân vườn: Có sân vườn rộng rãi, thoáng mát.
• Café phong cách vintage: Trang trí nội thất cổ điển, dùng đồ vintage.

Phân tích đối thủ cạnh tranh

Để xác định vị thế của mình, bạn cần phân tích kỹ các đối thủ cạnh tranh gần đó:

• Quy mô và không gian của các quán
• Giá cả và chất lượng sản phẩm
• Phong cách phục vụ và chăm sóc khách hàng
• Các dịch vụ, tiện ích, chương trình khuyến mãi
• Uy tín và thương hiệu của các quán

Từ đó bạn có thể tìm ra điểm mạnh, điểm yếu của từng đối thủ để có chiến lược phù hợp.

Khảo sát nhu cầu khách hàng

Một số cách khảo sát khách hàng tiềm năng:

• Khảo sát trực tiếp bằng câu hỏi ngắn
• Khảo sát qua mạng xã hội, google form
• Phỏng vấn sâu khách hàng quán cafe khác
• Xem xét các bình luận, phản hồi trên mạng xã hội

Tìm hiểu các thông tin như:

• Thói quen uống cafe
• Mức chi tiêu cho cafe
• Yêu cầu về không gian, đồ uống, dịch vụ
• Độ tuổi và nhóm khách hàng mục tiêu

Xác định mục tiêu và chiến lược kinh doanh cho quán cafe

Xác định mục tiêu

Một số mục tiêu kinh doanh cơ bản:

• Mục tiêu về doanh thu, lợi nhuận: Doanh thu mục tiêu trong năm đầu là bao nhiêu
• Mục tiêu marketing: Nhận diện thương hiệu, tăng tương tác trên mạng xã hội
• Mục tiêu về chất lượng sản phẩm/dịch vụ: Điểm review, phản hồi của khách hàng
• Mục tiêu về nhân sự: Xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, tận tâm

Mục tiêu cần cụ thể, có thể đo lường được để đánh giá hiệu quả.

Xác định chiến lược

Một số chiến lược kinh doanh quán cafe có thể áp dụng:

• Chiến lược phân khúc: Tập trung vào phục vụ nhóm khách hàng nhất định
• Chiến lược khác biệt hoá: Tạo dịch vụ, trải nghiệm khách hàng khác biệt
• Chiến lược giá: Áp dụng giá cả hợp lý, có chiết khấu cho khách quen
• Chiến lược nội dung: Tổ chức các sự kiện, chương trình hấp dẫn
• Chiến lược truyền thông: Quảng bá mạnh mẽ trên các kênh truyền thông

Cần lựa chọn những chiến lược phù hợp, giúp cân bằng giữa chi phí đầu tư và hiệu quả mang lại.

Lựa chọn địa điểm và thiết kế quán cafe hấp dẫn

Lựa chọn địa điểm

Địa điểm là yếu tố quan trọng quyết định thành công của quán cafe. Cần lưu ý:

• Gần khu vực có lượng khách hàng tiềm năng
• Khu vực dễ tiếp cận, giao thông thuận tiện
• Có không gian rộng rãi, thoáng mát
• Chi phí thuê mặt bằng không quá cao
• Đủ diện tích để bố trí bàn ghế và trang trí
• Hạn chế các yếu tố
  

  Thiết kế không gian quán cafe

Không gian quán cafe cần thể hiện được phong cách, cá tính riêng biệt. Một số yếu tố cần lưu ý:

• Bố cục hợp lý: khu vực quầy bar, khu vực ngồi, khu vực sân vườn…
• Trang trí nội thất phù hợp với concept: màu sắc, đồ nội thất, cây xanh…
• Ánh sáng đủ và hợp lý: ánh sáng chính và ánh sáng không gian
• Bài trí các góc chụp ảnh đẹp, cuốn hút
• Khu vực vệ sinh sạch sẽ, thoáng mát
• Bảng menu, poster, tường thu hút sự chú ý
• Các tiện ích wifi, sạc điện thoại…
• Âm nhạc dễ chịu, hợp không gian
• Hệ thống điều hòa, thông gió tốt

Thiết kế không gian độc đáo, ấn tượng sẽ tạo sức hút cho quán cafe.

Chi phí và nguồn vốn cần thiết cho việc lập kế hoạch kinh doanh quán cafe

Ước tính chi phí đầu tư ban đầu

Một số khoản chi phí đầu tư chính:

• Chi phí thiết kế và thi công nội thất
• Chi phí trang trí nội thất, đồ dùng, dụng cụ
• Chi phí bảng hiệu, branding, menu
• Chi phí nhập máy móc thiết bị
• Chi phí xin giấy phép kinh doanh
• Chi phí khai trương, marketing đợt đầu
• Chi phí dự phòng động và chi phí khác

Tổng chi phí đầu tư ban đầu cần được tính toán kỹ lưỡng.

Dự toán chi phí kinh doanh hàng tháng

Các khoản chi phí kinh doanh thường xuyên:

• Chi phí thuê mặt bằng và điện nước
• Chi phí mua nguyên liệu, thực phẩm
• Chi phí nhân công
• Chi phí quản lý doanh nghiệp
• Chi phí marketing, quảng cáo
• Các chi phí dự phòng khác

Dự toán chi phí càng chi tiết càng tốt để tránh bị đội chi phí.

Nguồn vốn đầu tư

Một số nguồn vốn có thể huy động:

• Tiền tích lũy cá nhân
• Vốn vay ngân hàng
• Huy động vốn từ nhà đầu tư, bạn bè, người thân
• Đăng ký các gói hỗ trợ khởi nghiệp, vay ưu đãi

Cân nhắc các nguồn vốn phù hợp với năng lực tài chính của bản thân.

Quản lý nhân sự và tạo đội ngũ nhân viên chất lượng cho quán cafe

Xác định nhu cầu nhân sự

Các vị trí nhân sự cơ bản của quán cafe:

• Quản lý quán: quản lý chung mọi hoạt động
• Nhân viên phục vụ: Chào đón khách, ghi order, phục vụ bàn
• Nhân viên pha chế: Pha chế cà phê và các loại thức uống
• Nhân viên bếp: Chế biến các món ăn
• Nhân viên vệ sinh: Dọn dẹp vệ sinh quán
• Nhân viên kế toán: Quản lý thu chi, kế toán

Số lượng nhân viên cần tuyển tùy thuộc vào quy mô quán.

Tuyển dụng và đào tạo nhân viên

• Xây dựng tiêu chí tuyển dụng rõ ràng cho từng vị trí
• Sử dụng nhiều kênh tuyển dụng: mạng xã hội, trường học, giới thiệu…
• Đánh giá kỹ càng trình độ và tính cách ứng viên
• Đào tạo đầy đủ kỹ năng, nghiệp vụ cho nhân viên mới
• Tổ chức team building để xây dựng tinh thần đồng đội

Xây dựng cơ cấu tổ chức và quy trình làm việc

• Xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng vị trí
• Thiết lập cơ cấu bộ máy quản lý phù hợp
• Xây dựng quy trình làm việc chi tiết cho từng nghiệp vụ
• Đánh giá hành vi làm việc và khen thưởng hợp lý

Quản lý nhân sự chặt chẽ sẽ nâng cao năng suất và tinh thần làm việc.

Chiến lược marketing và quảng bá cho quán cafe

Xây dựng nhận diện thương hiệu

• Lựa chọn tên quán độc đáo, dễ nhớ
• Thiết kế logo bắt mắt, thể hiện concept quán
• Sử dụng slogan ngắn gọn, bắt tai
• Thiết kế bảng hiệu, banner, poster hấp dẫn

Xây dựng chiến lược giá

• Nghiên cứu và so sánh mức giá so với các quán cùng phân khúc
• Xác định mức giá cạnh tranh nhưng vẫn đảm bảo lợi nhuận
• Áp dụng chiết khấu cho khách quen, khách số lượng lớn

Triển khai các chương trình khuyến mãi

• Tặng voucher giảm giá cho khách hàng mới
• Giảm giá nhân dịp lễ, sinh nhật khách hàng thân thiết
• Combo gia đình cuối tuần với giá ưu đãi
• Quà tặng sinh nhật cho trẻ em khi đi cùng bố mẹ

Sử dụng các kênh quảng cáo hiệu quả

• Quảng cáo trên mạng xã hội như Facebook, Instagram
• Niêm yết menu, giá cả bên ngoài cửa hàng
• PR trên các tờ báo, tạp chí địa phương
• In card visit, flyer quảng cáo phát hành rộng rãi

Chăm sóc khách hàng sau bán hàng

• Khảo sát sự hài lòng của khách hàng
• Lắng nghe và tiếp thu các phản hồi, đánh giá của khách
• Gửi email cảm ơn sau khi khách rời quán
• Tặng voucher quay lại cho khách hàng tiềm năng

Đánh giá và theo dõi hiệu quả của kế hoạch kinh doanh quán cafe

Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả

• Doanh thu và lợi nhuận hàng tháng/quý
• Chi phí vận hành trung bình
• Tỷ lệ chi phí trên doanh thu
• Tốc độ tăng trưởng doanh thu
• Số lượng khách hàng mới mỗi tháng
• Tỷ lệ khách hàng quay lại
• Điểm đánh giá của khách hàng

Công cụ và phương pháp theo dõi

• Sử dụng phần mềm kế toán, quản lý để theo dõi các chỉ số
• Thu thập phản hồi khách hàng thông qua khảo sát, đánh giá sao
• Camera giám sát hoạt động của nhân viên
• Kiểm tra báo cáo bán hàng cuối ngày/cuối ca
• Họp định kỳ để đánh giá kết quả thực hiện

Đánh giá định kỳ để điều chỉnh các hoạt động cho phù hợp.

Những lưu ý cần nhớ khi lập kế hoạch kinh doanh quán cafe

Lưu ý về vị trí địa điểm

• Chọn địa điểm thuận tiện di chuyển, gần khu vực khách hàng tiềm năng
• Đủ diện tích để bố trí không gian thoải mái cho khách
• Tìm hiểu kỹ các luật lệ liên quan đến mở quán cafe tại địa điểm

Lưu ý về nguồn vốn

• Cân nhắc kỹ khả năng tài chính của bản thân trước khi đầu tư mở quán
• Chuẩn bị đủ vốn để duy trì hoạt động ít nhất 6 tháng đầu
• Dự phòng vốn cho các rủi ro và chi phí phát sinh

Lưu ý về nhân sự

• Xây dựng đội ngũ nhân viên gắn bó, làm việc hiệu quả
• Đào tạo đầy đủ kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm cho nhân viên
• Xây dựng quy trình làm việc chi tiết, chặt chẽ

Lưu ý về pháp lý

• Đăng ký đầy đủ các loại giấy phép kinh doanh cần thiết
• Tuân thủ các quy định về an toàn vệ sinh thực phẩm
• Ký hợp đồng lao động với nhân viên đúng theo quy định

Lập kế hoạch tỉ mỉ, cẩn trọng sẽ giúp quá trình kinh doanh cafe diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn.

Kết luận về lập kế hoạch kinh doanh quán cafe

Kế hoạch kinh doanh là bước đầu tiên quyết định đến thành công của quán cafe. Việc lập kế hoạch cần nghiên cứu kỹ thị trường, đối thủ cạnh tranh, xác định rõ mục tiêu, chiến lược và kế hoạch chi tiết cho từng khâu như tài chính, nhân sự marketing…

Chủ quán cũng cần chú ý nhiều yếu tố như vị trí, thiết kế địa điểm, nguồn vốn, nhân sự và các vấn đề pháp lý. Sau khi mở quán, việc theo dõi đánh giá kết quả thực hiện, điều chỉnh kế hoạch nếu cần là vô cùng quan trọng.

Hy vọng với những lưu ý trên đây, các bạn có thể hoàn thiện kế hoạch kinh doanh quán cafe của mình một cách chu đáo và chi tiết nhất. Chúc các bạn thành công với dự án kinh doanh quán cafe nhé!