Chat với Tam Long
028.7303.6878

Tìm hiểu về công việc Night Auditor là gì?

Night Auditor là gì? Night Auditor đang trở thành thuật ngữ được nhiều người thắc mắc, đặc biệt đối với ai chưa từng làm việc trong lĩnh vực Nhà hàng – Khách sạn. Vậy bạn đã hiểu được Night Auditor là gì? Chi tiết công việc này ra sao?

Night Auditor là gì? Đây chính là công việc kiểm toán đêm, đây là một bộ phận thuộc khối Tài chính – kế toán. Tuy nhiên họ không làm việc ở phòng kế toán, họ chủ yếu làm việc tại khu vực tiền sảnh, đảm nhận công việc kiểm toán, thực hiện thống kê tất lại cả các giao dịch của khách sạn trong vòng 1 ngày, cân đối sổ sách cũng như kiểm tra giá phòng và tình trạng phòng. Tới thời điểm cuối ngày Night Auditor sẽ tạo báo cáo và gửi đến các cấp liên quan.

Mục đích công việc của Night Auditor là gì? Đó chính là đánh giá hoạt động tài chính trong khu vực khách sạn, giúp khách sạn có thể hoạt động một cách ổn định, hiệu quả và phát triển nhất.

→ Tham khảo sản phẩm máy pha cafe Gemilai CRM tại đây!

Tìm hiểu về công việc Night Auditor là gì
Night Auditor là gì?
  • Các công việc của Night Auditor là gì?

2.1. Công việc của Night Auditor là gì? -Kiểm tra tình trạng của khách sạn

Nhân viên giữ chức vụ Night Auditor sẽ thực hiện kiểm tra tình trạng của khách sạn bao gồm việc kiểm tra số phòng, số khác của khách sạn.

2.1.1. Đối với khách rời dự kiến:

Đối với trường có phòng chưa check – out theo đúng quy định của khách sạn thì Night Auditor cần phải kiểm tra lại khách có gia hạn thêm thời gian lưu trú hay không và đổi ngày khách check-out theo yêu cầu gia hạn của khách hàng.

Tổng hợp kiến thức về turndown service

2.1.2. Đối với khách đến dự kiến

Nếu gặp trường hợp phần mềm thông báo rằng khách hàng đáng lẽ ra sẽ nhận phòng trong ngày nhưng thực tế vẫn chưa được check-in thì nhân viên Night Auditor cần phải kiểm tra lại khách đã check-in thực sự hay chưa. Nếu khách chưa check-in, nhân viên sẽ xem xét lại khách có đặt phòng hay không, có đảm bảo hay không, và hủy đặt phòng nếu đặt phòng không đảm bảo.

Trong trường hợp nếu khách đặt phòng đảm bảo thì Night Auditor vẫn giữ lại nguyên tình trạng phòng cho khách. Còn nếu khách không tới, lễ tân ca sáng sẽ thông báo cho bộ phận đặt phòng để có thể liên hệ và xác nhận lại với khách hàng.

2.1.3. Sleep and Skip

Sleep chính là trường hợp khách hàng vẫn đang lưu trú tại phòng của khách sạn tuy nhiên lễ tân lại báo rằng khách đã check out

Skip là tình trạng khách đã check out tuy nhiên lễ tân vẫn chưa thực hiện báo check out cho khách trên hệ thống phần mềm của khách sạn

Nếu xảy ra hai trường hợp trên thì Night Auditor sẽ thực hiện kiểm tra lại thông tin của khách sạn để có thể đưa về tình trạng thống nhất giữa thực tế và trên phần mềm.

→ Xem thêm sản phẩm máy ép miệng ly tại đây!

Tìm hiểu về công việc Night Auditor là gì
Các công việc của Night Auditor là gì?

2.2. Thu thập, điều chỉnh hóa đơn và cập nhật chi phí

  • Nhận hóa đơn nội bộ từ các bộ phận khác và đưa vào ngăn lưu trữ theo thứ tự của số phòng
  • Cập nhật, in và lưu trữ chi phí điện thoại khách hàng đã sử dụng trong ngày
  • Cập nhật hàng hóa, chi tiêu viết tay vào tài khoản nợ của khách hàng trước khi lưu trữ
  • Điều chỉnh sai sót trên hóa đơn cũng như kiểm tra chữ ký của khách trên hóa đơn nội bộ.

2.3. Kiểm tra giới hạn nợ của khách hàng

Mỗi khách sạn đều có những quy định riêng về vấn đề giới hạn nợ đối với mỗi tài khoản khách hàng khi lưu trú để có thể đảm bảo rằng các chi phí của khách hàng vẫn đang nằm trong giới hạn cho phép. Điều này sẽ giúp khách sạn có thể tránh được tình trạng khách rời đi mà vẫn chưa thanh toán.

Đối với những trường hợp số tiền nợ của khách hàng đã vượt quá giới hạn, nhiệm vụ của Night Auditor là gì? Night Audito sẽ có trách nhiệm thông báo với khách hàng và trưởng bộ phận tiền sảnh để có cách xử lý.

Factsheet là gì? Giải đáp các thắc mắc về Factsheet

2.4. Đóng ngày

Công việc tiếp theo của Night Auditor là gì? Sau khi đã tiến hành xong tất cả các bước, Night Auditor sẽ thực hiện đóng thao tác ngày và chuyển sang ngày mới và thực hiện lưu dữ liệu vào hệ thống khách sạn.

2.5. Chuẩn bị hóa đơn cho khách check in hôm sau

Sau khi đã hoàn tất mọi thủ tục vào ngày hôm trước, công việc kế tiếp của Night Auditor là gì? Họ tiếp tục chuẩn bị hóa đơn cho khách check in hôm sau.

  • Lập và chuyển hóa đơn cho khách hàng trả phòng nhanh
  • Xác định chi phí khách tự chi trả
  • Thực hiện tách hóa đơn các chi phí do công ty hoặc hãng lữ hành thanh toán
  • Lập kế hoạch chi tiết danh sách khách hàng dự kiến sẽ check in ngày hôm sau

→ Tham khảo loại cafe nào ngon nhất tại đây!

Tìm hiểu về công việc Night Auditor là gì
Công việc của Night Auditor là gì?

2.6. In báo cáo và khóa sổ thông tin trong ngày

  • Thực hiện lập báo cáo doanh thu trong ngày
  • Lập báo cáo toàn bộ chi phí bộ phận tiếp tân trong ngày
  • Lập báo cáo công suất phòng của khách sạn
  • Lập báo cáo tình hình khách check in và check out trong ngày của khách sạn
  • Lập báo cáo dự kiến thời điểm khách hàng sẽ đến và đi ngày hôm sau
  • Lập báo cáo tình hình sự cố trong khách sạn cũng như phương hướng xử lý
  • Lập danh sách cho tất cả các sự kiện diễn ra trong ngày hôm sau

Tour operator là gì? Thông tin cần thiết về Tour operator

Trên đây là một số thông tin về Night Auditor là gì, cũng như các công việc chi tiết của chức vụ này. Hy vọng bài viết “Tìm hiểu về công việc Night Auditor là gì?” sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của công việc này đối với các hoạt động kinh doanh của khách sạn.

————–

TAM LONG GROUP

Thanh Mai
Theo dõi