Chat với Tam Long
028.7303.6878

Tìm hiểu chi tiết về Guest service agent là gì? 

Guest service agent là gì? Đến với những khách sạn quốc tế cao cấp, bạn thường thấy xuất hiện vị trí guest service agent. Đây có thể còn là một thuật ngữ mới lạ với những người lần đầu tới khách sạn theo phong cách Châu Âu. Nếu bạn đang băn khoăn về thuật ngữ này, ngay sau đây, chúng tôi sẽ giúp giải đáp Guest service agent là gì và những công việc một người nhân viên Guest service agent phải thực hiện.

Guest service agent là gì?

Guest service agent là gì? Đây là một thuật ngữ Tiếng anh cùng dể chỉ một vị trí nhân viên quan trọng trong các khách sạn. Vị trí này còn có một tên gọi khác là Receptionist – bộ phận lễ tân của khách sạn.

Receptionist sẽ là những người đầu tiên tiếp xúc trực tiếp cùng khách hàng. Họ góp phần thể hiện hình ảnh của khách sạn, tạo ấn tượng về khách sạn trong tâm trí khách hàng.

Guest service agent thực hiện thủ tục check in và check out cho khách, chào hỏi và giải đáp các thắc mắc khi họ đến đặt phòng ở khách sạn. Vị trí này yêu cầu nhân viên phải tạo được ấn tượng, thể hiện hin ảnh đẹp và văn hóa của khách sạn ngay từ “cái nhìn đầu tiên”.

Về yêu cầu trong công việc của Guest service agent là gì? Một Guest service agent phải có sự tự tin, tận tình, chỉn chu trong trang phục và chuyên nghiệp trong phong cách phục vụ. Nhân viên này sẽ được học hỏi vào đào tạo trước khi trở thành nhân viên chính thức

→ Tham khảo sản phẩm máy pha cà phê Nuova Simonelli tại đây!

Tìm hiểu chi tiết về Guest service agent là gì 
Guest service agent là gì?

Công việc của một guest service agent là gì?

Mọi người thường cho rằng nhiệm lễ tân chỉ đơn giản là đón khách, làm các thủ tục check out và check in cho khách hàng nhưng thực tế, họ còn phải thực hiện nhiều nhiệm vụ khác. Những công việc này thông thường mọi người khó có thể quan sát được.

Nhằm giúp mọi người có cái nhìn tổng quan và hiểu sâu hơn về vị trí lễ tân khách sạn chúng tôi sẽ chỉ ra một số công việc chính mà họ phải thực hiện hàng ngày. Các công việc này bao gồm:

Tìm hiểu khái niệm, công việc của Housekeeping là gì?

Tiến hành giao ca khi hết ca

Thông thường các khách sạn sẽ hoạt động 24/24, nhất là các khách sạn lớn tại các khu du lịch. Vì vậy các Guest service agent thường được phân chia công việc theo các ca. Vì thế, để hoạt động của được liên tục và chính xác, sau mỗi ca, các lễ tân cần bàn giao lại công việc cho người ca sau của mình,

Những công việc mà lễ tân cần bàn giao bao goofmL Các đồ đạc tại quầy do khách hàng gửi, đồ đạc được mọi người gửi tới khách đang lưu trú tại khách sạn, tiền đặt cọc của khách, tiền quỹ,… Ngoài ra, họ cũng cần bàn giao lại các công việc mình còn đang làm dang dở để người ca sau có thể hoàn thiện công việc với mục tiêu mang đến cho khách hàng dịch vụ tốt nhất.

Đặc biệt, đối với những lễ tân làm việc ca sáng, cần chú ý lại số lượng khách hàng đã check out, tổng hợp lại số lượng phòng trống để cập nhật kịp thời lên hệ thống. Còn nhân viên buổi chiểu thì cần kiểm tra lại những khách lưu trú check out muộn và thông báo đến họ.

→ Xem thêm lớp học làm đồ ăn vặt tại đây!

Chuẩn bị đón tiếp khách lưu trú

Để phục vụ khách lưu trú nhanh nhất, trước khi khách hàng đến, mọi người cần chuẩn bị kỹ càng nhằm thể hiện được phong cách phục vụ chuyên nghiệp và ấn tượng với khách. Công việc của các Guest service agent là gì? Họ cần nắm được số lượng phòng trống, tình trạng phòng và đảm bảo những phòng đó đều được dọn vệ sinh sạch sẽ, sẵn sàng đón những khách lưu trú mới.

Tìm hiểu chi tiết về Guest service agent là gì 

Làm thủ tục check in cho khách

Check in là thủ tục quan trọng mà khách lưu trú cần thực hiện khi đến khách sạn. Guest service agent phụ trách chào đón khách, kiểm tra thông tin cá nhân, thông tin đặt phòng (với những khách hàng đặt phòng online) và sắp xếp phòng cho khách.

Lễ tân sẽ thu trước một khoản phí đặt cọc đối với khách lưu trí là người Việt còn đối với khách người nước ngoài cần hỏi để mượn hộ chiếu của họ và lấy các thông tin cần thiết. Trong quá trình Check in, Guest service agent sẽ hỗ trợ khách điền các giấy tờ cần thiết cho hoạt động lưu trú cũng như tư vấn cho họ các dịch vụ của khách sạn

Sop là gì? Thông tin về Sop dùng trong khách sạn

Bước tiếp theo của Guest service agent là gì? Làm thủ tục check out cho khách 

Sau khi khách hàng xuống trả phòng và chuẩn bị rời khỏi khách sạn, nhiệm vụ của Guest service agent là gì? -Họ sẽ tiến hành làm thủ tục check out cho khách. Đầu tiên, họ nhận chìa khóa phòng từ khách và đưa cho bộ phận kiển tra các dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng tạ khách sạn. Sau đó, lễ tân sẽ tính toán chi phí, báo lại chi phí cho khách hàng; giải đáp các thắc mắc của khách hàng cho từng loại chi phí cụ thể.

Khi khách hàng thanh toán, Nhiệm vụ của Guest service agent là gì? Họ sẽ gửi lại họ hóa đơn và các giấy tờ tùy thân đã nhận khi làm thủ tục Check in. Lễ tân chào hỏi và hỗ trợ khách lưu trú rời khỏi khách sạn.

→ Tham khảo thêm sản phẩm Omniblend ngay tại đây!

Tìm hiểu chi tiết về Guest service agent là gì 
Guest service agent là gì?

Báo cáo công việc cho bộ phận quản lí

Guest service agent chịu trách nhiệm tổng hợp số lượng khách, số lượng phòng được đặt trong mỗi ca và báo cáo kết quả cho bộ phận quản lí. Việc này sẽ giúp quy trình cung cấp dịch vụ lưu trú tại các khách sạn chuyên nghiệp hơn.

Với những thông tin chi tiết về Guest service agent là gì? Chúng tôi hy vọng mọi người có thể hiểu rõ hơn về thuật ngữ chỉ nhân viên Guest service agent và những nhiệm vụ công việc của nhân viên Guest service agent là gì. Đây chính tên gọi của vị trí lễ tân bộ phận sảnh – người đầu tiên và cuối cùng mọi người gặp mỗi khi đến các khách sạn theo chuẩn phong cách quốc.

Catering là gì? Thông tin về Catering bạn nên biết

————–

TAM LONG GROUP

Thanh Mai
Theo dõi