Chat với Tam Long

Quy trình thực hiện Check Out, Check In trong NHKS

Bạn đang có ý định bước chân vào lĩnh vực kinh doanh nhà hàng, khách sạn thì Check Out và Check In là 2 khái niệm được sử dụng rất phổ biến. Bài viết sau đây sẽ giúp các bạn khám phá ý nghĩa và vai trò của Check Out và Check In. Đồng thời còn hiểu rõ hơn quy trình thực hiện như thế nào?

Check In là gì?

Nếu như Check Out là công việc trả phòng thì Check in là việc nhân viên lễ tân đăng ký giúp khách nhận phòng. Đây là một trong những công việc cần làm đầu tiên khi khách hàng vào khách sạn nghỉ ngơi.

→ Tham khảo máy pha cà phê Nuova Simonelli tại đây!

Quy trình thực hiện Check Out, Check In trong NHKS
Check In, Check Out là gì?

Quy trình thực hiện Check In

Để làm tốt quy trình Check In bạn cần nắm rõ được quy trình thực hiện của mình. Cụ thể quy trình như sau:

Bước 1: Chào hỏi

Khi khách hàng tới khách sạn và có nhu cầu đặt phòng thì bạn cần chào hỏi và làm  quen với khách. Việc này tưởng chừng đơn giản nhưng lại mang ý nghĩa lớn và gây ấn tượng mạnh mẽ với khách. Hãy nở nụ cười niềm nở và tiếp nhận nhu cầu của khách.

Bước 2: Sắp xếp phòng phù hợp

Ở bước này bạn cần hỏi khách đã đặt phòng trước đó hay chưa? Nếu khách có lịch đặt phòng trước thì nhân viên có trách nhiệm check lại về lịch đặt phòng của khách từ trước. Khách đã đặt phòng như thế nào? Khách đã cọc tiền hay chưa?

Trong trường hợp khách chưa có lịch đặt phòng trước thì cần phải hỏi rõ nhu cầu của khách muốn sử dụng phòng như thế nào? Dựa vào từng trường hợp cụ thể mà nhân viên có tư vấn và chốt phòng theo ý kiến của khách.

Service charge là gì? Ý nghĩa của dịch vụ này là gì?

Bước 3: Phổ biến giá phòng 

Trong quá trình thực hiện Check In thì thông báo về giá phòng được thuê cần phải rõ ràng, có giấy tờ xác nhận cụ thể. Khi khách chốt phòng thuê thì nhân viên sẽ thông báo giá phòng, phương thức thanh toán và các dịch vụ đi kèm của khách sạn để khách hiểu rõ hơn. Nếu trong trường hợp khách sạn có chương trình khuyến mãi hấp dẫn hãy nhanh chóng cập nhật với khách hàng.

Bước 4: Làm thủ tục nhận phòng

Sau khi khách đã đồng ý thuê phòng thì nhân viên lễ tân cần thông báo tới các bộ phận liên quan để chuẩn bị phòng cho khách. Sau đó hỏi xin thông tin, mượn giấy tờ tùy thân để là thủ tục nhận phòng. Đừng quên việc xin chữ ký xác nhận của khách hàng vào danh mục thuê phòng của khách sạn.

Một số công việc khác mà nhân viên lễ tân cần khéo léo giới thiệu về địa điểm du lịch xung quanh, dịch vụ của khách sạn,… Nếu khách hàng không có thêm yêu cầu gì khác thì sẽ giao chìa khóa phòng cho khách nhận.

Bước 5: Cập nhật hồ sơ vào hệ thống

Ở bước cuối cùng này bạn cần làm là nhập thông tin đầy đủ và chính xác thông tin khách hàng để thuận tiện cho việc theo dõi và thanh toán, khách hàng Check In, Check Out sau này.

→ Xem lớp học pha chế tổng hợp tại đây!

Check Out là gì?

Check Out là một từ ngữ chuyên ngành được sử dụng trong lĩnh vực kinh doanh nhà hàng, khách sạn. Check Out chính là quy trình trả phòng và những công việc liên quan đến trả phòng của khách sạn.

Quy trình thực hiện Check Out, Check In trong NHKS
Check In, Check Out là gì?

Quy trình thực hiện Check Out.

Như vậy công việc của một nhân viên làm nhiệm vụ Check Out giúp khách hàng tiến hành các thủ tục thanh toán bắt buộc trước khi rời khách sạn. Cụ thể quy trình làm việc của Check Out được tiến hành như sau:

Bước 1: Chào hỏi

Như vậy nhân viên trước khi làm Check Out thì cần thực hiện bước chào hỏi, đón tiếp khách hàng. Bạn cần làm hài lòng khách hàng với nụ cười niềm nở, gương mặt tươi vui sẽ lấy được thiện cảm của khách.

Sau đó hãy bắt đầu bằng những câu hỏi nhanh về mức độ hài lòng của khách hàng về dịch vụ đã sử dụng, kết quả của chuyến đi như thế nào?,…

Tìm hiểu thêm về Managing Director là gì?

Bước 2: tiếp nhận đề nghị trả phòng

Khi nhân viên nhận được yêu cầu trả phòng thì cần hỏi cụ thể về số phòng khách cần trả. Sau đó nhận lại chìa khóa phòng đã giao cho khách trước đó. Bạn sẽ báo lại cho bộ phận có liên quan trong khách sạn để thực hiện kiểm tra phòng cần được thanh toán.

Bước 3: Kiểm tra phòng và xác nhận hóa đơn

Đây là bước quan trọng khi thực hiện quy trình Check Out. Bạn cần phải kiểm tra xem khách đã sử dụng những dịch vụ nào của khách sạn. Sau đó nhanh chóng ghi lại vào hóa đơn cụ thể và chính xác những dịch vụ này. Phần cuối cùng của hóa đơn là tổng tiền mà khách cần trả cho khách sạn trước khi ra về. Cách lập một hóa đơn cụ thể, rõ ràng và chi tiết sẽ giúp khách hàng nhanh chóng xác nhận và thanh toán.

→ Xem các loại bột trà sữa ngon tại đây!

Bước 4: Tiễn khách

Bước thứ 4 của quy trình Check Out là tiễn khách. Sau khi khách đã thanh toán tiền phòng thì việc bạn cần nhận lại chìa khóa phòng. Sau đó trả lại khách những giấy tờ tùy thân, đồ đã gửi, bưu kiện (nếu có). Ngoài ra nếu khách có nhu cầu tìm phương tiện di chuyển hoặc 1 vài nhu cầu phát sinh thì nhân viên cần hướng dẫn nhiệt tình và chu đáo. Đừng quên nói lời cảm ơn, chào tạm biệt và hẹn gặp lại.

Quy trình thực hiện Check Out, Check In trong NHKS
Quy trình thực hiện Check Out trong nhà hàng khách sạn

Bước 5: Cập nhật vào hệ thống

Công việc cuối cùng khi thực hiện quy trình Check Out là cập nhật tình trạng phòng vào hệ thống của khách sạn. Lưu hồ sơ và chuyển hồ sơ thanh toán của khách hàng cho những bộ phận có liên quan. Điều này rất quan trọng trong quy trình Check Out khi khách hàng có những yêu cầu kiểm tra lại dịch vụ đã sử dụng.

Caddy là gì? Những thông tin hữu ích về Caddy

Bài viết trên đây đã giúp bạn hiểu được rõ Check In và Check Out. Qua đó hiểu được quy trình thực hiện Check In và Check Out như thế nào. Với những thông tin trên bạn hãy xây dựng cho mình kế hoạch làm việc hiệu quả nhé!

————–

TAM LONG GROUP

Thanh Mai
Theo dõi