Chat với Tam Long
028.7303.6878

Quy trình công việc của Reservation là gì?

Reservation là gì? Trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ Nhà hàng – Khách sạn, Reservation là thuật ngữ quen thuộc nói đến quy trình, thủ tục “checkin” tại nơi lưu trú. Vậy việc này tiến hành như thế nào? Có bao nhiêu hình thức đặt phòng hiện nay?… Tất cả các vấn đề xoay quanh Reservation là gì? sẽ được giải đáp ngay trong bài viết dưới đây.

Giới thiệu về Reservation là gì?

Trong từ điển chuyên ngành kinh tế, Reservation là gì? Nó là thuật ngữ dùng để chỉ sự đăng ký giữ chỗ trước, sự đặt chỗ, đặt phòng. Tại các khách sạn, Reservation là một bộ phận quy định trong cơ cấu tổ chức nhân sự, làm nhiệm vụ: Tiếp nhận thông tin đặt phòng; Kiểm tra số lượng phòng còn trống; Phối hợp với các bộ phận khác để sắp xếp chỗ ở phù hợp với nhu cầu của khách hàng;…

Thông thường thì bộ phận đặt phòng có mối liên kết chặt chẽ với các bộ phận khách sạn như: bộ phận lê tân, bộ phận thu ngân, bộ phận buồng phòng,… nhằm thực hiện thông báo số lượng khách sẽ đến, những yêu cầu đặc biệt của khách hàng. Nhờ đó, các nhân viên quầy lễ tân sẽ lên kế hoạch đón tiếp chu đáo. Và bộ phận buồng phòng dọn dẹp, chuẩn bị phòng phù hợp với yêu cầu của khách, góp phần nâng cấp chất lượng dịch vụ.

→ Tham khảo sản phẩm máy pha cafe Breville tại đây! Reservation là gì

Vậy việc làm của Reservation là gì? Đây là đơn vị tiếp nhận thông tin đặt phòng và làm thủ tục nhận-trả phòng cho khách hàng.  Khi làm thủ tục đặt phòng bằng cách đến khách sạn, gọi điện thoại, gửi email, fax,… bạn sẽ nhận được Reservation code do nhân viên cung cấp. Khách hàng chỉ cần đưa mã code này ra khi check-in tiếp nhận phòng để thủ tục được xử lí nhanh chóng.

Quy trình công việc của Reservation là gì
Reservation là gì?

Hình thức đặt phòng tại đơn vị Reservation là gì?

Hiện nay có 2 hình thức đặt phòng phổ biến thông qua đơn vị reservation, gồm :

Guaranteed Reservation-Đặt phòng có đảm bảo: 

  • Guaranteed Reservation là gì? Đây là hình thức đặt phòng mà khách sạn phải đảm bảo giữ phòng cho khách tới thời điểm check-out của ngày hôm sau (tính theo ngày khách định đến). 
  • Trong trường hợp khách hàng không sử dụng phòng và không báo huỷ thì họ buộc phải đền bù tiền cho khách sạn theo quy định của đơn vị hoặc theo hợp đồng giao dịch.
  • Guaranteed Reservation được áp dụng với các phương thức như: Thanh toán trước tiền phòng (Pre-payment), trả trước bằng thẻ tín dụng (Credit card), đặt cọc (Deposit),…

Designation là gì? Vai trò của Designation

Non guaranteed reservation-Đặt phòng không có đảm bảo 

  • Non guaranteed Reservation là gì? Đây là hình thức đặt chỗ trước mà khách sạn chỉ giữ phòng cho khách tới một thời điểm nhất định (Tuỳ theo quy định của từng khách sạn), thường là 6:00 pm theo ngày khách định đến.
  • Đặt phòng không có đảm bảo được tiến hành qua điện thoại, qua email, fax hoặc trên trang web khách sạn.

→ Xem thêm máy Omniblend tại đây! Reservation là gì

Quy trình công việc của Reservation là gì
Reservation là gì? Công việc của nó

Quy trình công việc của bộ phận Reservation là gì?

Để tiếp nhận và xử lý cho khách đặt phòng, nhân viên Reservation sẽ thực hiện công việc theo quy trình sau:

  • Quy trình đầu tiên của bộ phận Reservation là gì? Họ tiếp nhận đặt phòng theo quy định và nhu cầu khách hàng
    • Nhân viên đặt phòng sẽ tiếp nhận thông tin đặt phòng từ khách thông qua các nguồn trực tiếp (tại khách sạn) hoặc gián tiếp (fax, email, điện thoại,..).
    •  Ghi lại chính xác các thông tin: Tên đoàn khách, số lượng người ở, tên khách hàng, tên người đăng ký phòng; Số điện thoại, địa chỉ, email; Ngày giờ đến checkin, số đêm lưu trú dự kiến; Tùy theo nhu cầu, tư vấn cho khách số lượng phòng, giá phòng, loại phòng;  Tìm hiểu hình thức thanh toán và nhu cầu đặt phòng loại đảm bảo hay không đảm bảo; Ghi nhận các yêu cầu đặc biệt khác;…
  • Xác định khả năng đáp ứng của khách sạn dựa vào các nhu cầu của khách hàng về chất lượng, view phòng, giá phòng,…
    • Reservation tiến hành xác nhận đặt phòng cho khách nếu đơn vị lưu trú đáp ứng được các nhu cầu mà khách đặt ra. Trong trường hợp không tìm được phòng phù hợp với yêu cầu của người đặt, nhân viên thực hiện tư vấn, gợi ý những loại phòng khác hoặc khách sạn gần đó.

GDS là gì? Lợi ích GDS với sự phát triển của khách sạn

Quy trình công việc của Reservation là gì
Reservation là gì? Công việc của nó
  • Nhập thông tin đặt phòng khách sạn bằng các trạng thái booking theo quy định như:
    • Đặt phòng đã được xác nhận trước khi khách đến (Confirmed);
    • Xác nhận khách đã đặt phòng và đang lưu trú tại khách sạn (Operational);
    • Đặt phòng đã được xác nhận sau khi khách đã check-out (Completed);
    • Đặt phòng đã bị hủy (Cancelled);
    • Đặt phòng đã bị hủy và (Cancelled);
    • Khách đã đặt phòng nhưng không nhận (No show);
    • Theo quy định của khách sạn, khách đã đặt phòng nhưng không nhận phòng và bị phạt (No Show With Penalty);
    • Nhận đặt phòng nhưng khách sạn không còn phòng trống ở hiện tại (No Show With Penalty);
    • Đặt phòng vượt qua thời gian check-in và check-out theo quy định(Unsuccessful);…

→ Xem loại cafe nào ngon nhất tại đây! Reservation là gì

  • Xác nhận lại và ghi nhận thông tin đặt phòng với khách lần 2
  • Lưu thông tin đặt phòng và chuyển đến các bộ phận có liên quan như bộ phận buồng phòng để chuẩn bị nơi lưu trú cho khách
  • Sửa đổi thông tin đặt phòng hoặc hủy bỏ nếu khách có liên hệ và thay đổi nhu cầu.
  • Reservation là gì? Đây là đơn vị tổng hợp lại danh sách khách đi, khách đến trong ngày và chuyển đến bộ phận lễ tân đón khách và bộ phận thu ngân để hoàn tất thủ tục trả phòng.

Reservation là gì? Đối với khối tiền sảnh, Reservation là đội ngũ nhân viên quan trọng, thực hiện một quy trình đặc biệt hỗ trợ đặt phòng nhanh chóng, có hệ thống cho khách hàng. Đồng thời, đây là đội ngũ tiếp nhận yêu cầu của khách hàng nên đòi hỏi tính chuyên nghiệp, nhiệt tình, luôn luôn lắng nghe. Vì vậy, những thông tin bổ ích về Reservation là gì được chia sẻ phía trên, hy vọng sẽ giúp bạn hiểu hơn về bộ phận đặt phòng khách sạn.

Tìm hiểu chi tiết công việc Duvet Cover là gì?

————–

TAM LONG GROUP

Thanh Mai
Theo dõi