Chat với Tam Long
028.7303.6878

Cách quản lý 1 quán cà phê từ xa hiệu quả

Cách quản lý 1 quán cà phê từ xa như thế nào đạt hiệu quả cao nhất? Làm sao để cân đối thời gian khi không thể trực tiếp tham gia quản lý tại quán  – cửa hàng? Có thể nói đây là bài toán khó với rất nhiều các nhà kinh doanh, với những ai mới  tham gia vào lĩnh vực này.

Trong bài viết này, trung tâm pha chế Tam Long Group sẽ cùng bạn tìm ra lời giải cho bài toán quản lý vốn có nhiều bất cập này của các quán cà phê, đồ uống giải khát.

Quản lý quán cà phê cần chú trọng các hạng mục nào?

Cách quản lý 1 quán cà phê từ xa hiệu quả

Quản lý nhân viên

Quản lý 1 quán cà phê từ xa thì nhân sự là yếu tố quan trọng trong cơ chế hoạt động của các quán cà phê, đồ uống. Thái độ của nhân viên, khả năng ứng xử và chuyên môn nghiệp vụ quyết định lớn đến sự thành công của các quán, giúp tạo lập các mối quan hệ mật thân thiết với khách hàng, gia tăng lợi nhuận cho các điểm kinh doanh.

Các vị trí quan trọng trong một cửa hàng, một quán cà phê đồ uống bao gồm: quản lý, nhân viên pha chế, nhân viên phục vụ bàn, tạp vụ, thu ngân,….

Quản lý chi phí

cách quản lý 1 quán cà phê từ xa chi phí, thu chi là vấn đề muôn thuở gây nhức nhối cho các cấp quản lý. Chi phí ở đây bao gồm rất nhiều hạng mục khác nhau: tiền nhập hàng, doanh thu, lợi nhuận, chi phí mặt bằng, chi, chi phí nhân công,…. Do đó chỉ cần sơ suất một chút thôi, có sự “nhập nhằng” giữa chi phí đầu vào và chi phí đầu ra cũng có thể gây thất thoát, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.

Cách pha cà phê sữa highland

Ý nghĩa hạt cà phê là gì

Cách ươm hạt cà phê giống

Quản lý nguyên vật liệu

Tương tự như nhân công, nguyên vật liệu là điều tất yếu cần quan tâm khi quản lý 1 quán cà phê. Nguyên liệu ngon giúp làm ra đồ uống ngon, là yếu tố giúp níu chân khách hàng, gia tăng lợi nhuận quán.

Chính vì vậy người quản lý phải sát sao chặt chẽ đối với các đơn vị cung cấp, chất lượng hàng hóa, điều kiện bảo quản và chế biến của quán mình sao cho toàn diện và luôn ở mức độ ổn định nhất.

Quản lý ca làm việc

Đi cùng với vấn đề nhân sự chính là lịch làm việc/ca làm việc. Cần tính toán xem quán cà phê của mình cần bao nhiêu nhân viên, xoay ca như thế nào, ban ngày lượng khách của quán mình là bao nhiêu, buổi tối có đông không, cuối tuần cần tăng cường nhân viên như thế nào.

Cần đảm bảo sao cho quán cà phê luôn đáp ứng công suất làm việc phù hợp với lượng khách, ứng biến linh hoạt trong trường hợp thiếu nhân sự vào giờ cao điểm cũng như điều tiết khi quán vắng khách,…..

Cách quản lý 1 quán cà phê từ xa hiệu quả

Các chương trình xúc tiến, quảng bá

Ngoài các yếu tố cơ bản kể trên, người quản lý cũng cần chú trọng vào hoạt động quảng bá và xúc tiến của cửa hàng, quán cà phê mình đang quản lý. Đừng loay hoay đi tìm cách quản lý quán cà phê từ xa với chỉ những điểm trọng tâm cơ bản.

Để quán lớn mạnh và có nhiều khách hơn, bạn cũng cần chú trọng vào việc làm các công tác truyền thông để tăng độ nhận diện đối với đông đảo công chúng, tương tác nhiều hơn với khách hàng, tạo thiện cảm và phủ sóng tên tuổi, danh tiếng. Tất nhiên để có thể làm tốt vấn đề này bạn vẫn cần phải đạt được những thành tựu trong công tác quản lý nhân sự, chất lượng đồ uống, vị trí quán, decor và không gian đẹp, thu hút, hấp dẫn…..

Cách quản lý 1 quán cà phê từ xa vẫn đảm bảo hiệu quả công việc

Bạn không thể tự dưng mà tìm ra cách quản lý 1 quán cà phê từ xa hiệu quả nếu không trực tiếp bắt tay vào “chăm bẵm”, tìm hiểu cặn kẽ cơ chế vận hành, cũng như các yếu tố cần thiết để có thể kiến tạo nên thành công của một quán cà phê.

Như đã nói ở trên, các hạng mục cơ bản của một quán cà phê bao gồm nhiều yếu tố khác nhau như: nhân sự, thu chi (chi phá đầu ra – đầu vào), nguyên liệu (nhập vào, tồn kho), quản lý ca làm việc, các chương trình xúc tiến, quản lý từng khu vực khách, bài trí và phân bổ bàn ghế, decor quán,…. Do đó, cách quản lý 1 quán cà phê từ xa hiệu quả nhất chính là nắm được đầu mối tất cả các hạng mục kể trên.

Đối với vấn đề nhân sự bạn có thể trực tiếp nghiên cứu và điều tiết số lượng nhân sự phù hợp, phân công mỗi nhân sự theo từng chuyên môn nghiệp vụ riêng. Bạn cũng cần sắp xếp các ca làm việc linh hoạt nhất có thể để đáp ứng khả năng phục vụ của quán theo số lượng khách dự kiến tại mỗi thời điểm. Tiếp đó là đưa ra chỉ định cho mỗi nhân viên theo ca làm việc đã được phân công.

Riêng với hạng mục thu chi, bạn cần thực sự soi xét kỹ càng. Có thể thuê riêng 1 kế toán hoặc thu ngân chịu trách nhiệm vấn đề này. Tuy nhiên đó phải là người đáng tin cậy và có khả năng làm việc tốt. Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm đến các phần mềm quản lý bán hàng để được hỗ trợ toàn diện nhất, giúp theo dõi các khoản  thu – chi hiệu quả, minh bạch.

Máy pha cà phê Delonghi

Máy pha cà phê Rancilio

Cách quản lý 1 quán cà phê từ xa hiệu quả

Về nguyên liệu, cần tính toán rõ ràng lượng hàng hóa nhập vào theo từng đợt, tránh để thiếu hụt nguyên liệu pha chế khi cần thiết. Bạn cũng cần đặc biệt coi trọng quá trình tìm kiếm và lựa chọn các nhà cung ứng. Bởi nguyên vật liệu có đảm bảo hay không phụ thuộc rất lớn vào yếu tố này.

Ngày nay, với sự phát triển của khoa học – kỹ thuật, vấn đề quản lý 1 quán cà phê hay thậm chí là 1 chuỗi đã không còn quá phức tạp khi các phần mềm quản lý ra đời. Chúng giúp ích rất lớn cho việc cân đối, theo dõi và sát sao các hạng mục kinh doanh. Vì vậy nếu bạn quá bận có thể tham khảo các phần mềm này. Đây là cách quản lý 1 quán cà phê từ xa siêu hiệu quả mà không hề gây tốn kém nhiều chi phí.

Trên đây là những chia sẻ của trung tâm pha chế Tam Long Group về cách quản lý 1 quán cà phê từ xa sao cho hiệu quả nhất. Bài viết cũng nêu ra cho bạn những hạng mục quan trọng cần quan tâm khi tham gia quản lý 1 quán cà phê. Hãy tham khảo và áp dụng cho quán hoặc cho cửa hàng của mình bạn nhé!

Thanh Mai
Theo dõi