Quy trình quản lí nghiệp vụ đúng ở các bộ phận trong quán cà phê và nhà hàng

Quản lí quà cà phê và nhà hàng luôn là vấn đê khiến nhiều chủ kinh doanh đau đầu vì không biết phải làm thế nào cho đúng và hiệu quả. Chỉ cần vận hành sai cách làm bạn đã đưa việc kinh doanh của mình đi sai một đoạn đường.

Hiểu rõ nổi lòng của những chủ kinh doanh quán cà phê và nhà hàng hiện nay. Chúng tôi sẽ mang đến cho bạn bí quyết làm sao để quản lí tốt từ ngay từ ban đầu .

  1. Quản lí nhân viên

Nhân viên là bộ mặt của thay cho quán giao tiếp với khách hàng từ lúc bước vào cho đến khi khách ra về. Bạn sẽ gặp rất nhiều vấn đề về nhân viên như: nghỉ việc thường xuyên, nghỉ việc đột xuất, nhân viên không nhiệt tình… Vậy phải làm gì để khắc phục được những tình trạng đó để nhân viên gắn bó lâu dài với bạn và nhiệt tình với công việc?

Thứ nhất, hãy dùng việc chi trả tiền lương làm công cụ để đảm bảo rằng nhân viên không nghỉ việc đột xuất. Cách làm khá đơn giản, hãy giữ ít nhất 5 ngày lương của nhân viên để “phòng bị” cho mức phạt khi nhân viên nghỉ đột xuất.

Thứ hai, hãy tìm phương pháp chi trả lương công bằng nhất, chính xác nhất.

Thứ ba, bạn cần xây dựng tài liệu đào tạo nhân viên sao cho thật đơn giản, thật chính xác và cố gắng chỉ trong 1 trang A4 với đầy đủ mô tả công việc, quy trình tác nghiệp, văn hóa phục vụ. Chỉ có sự đơn giản mới giúp bạn trong vòng 30 phút đã hướng dẫn rành mạch một nhân viên mới bắt tay được ngay vào công việc.

2.Xây dựng cho nhân viên một quy trình phục vụ chuyên nghiệp

Để quán có thể hoạt động trơn tru và logic thì một quy trình là điều cần tiết để không dẫn đến tình trạng lộn xộn, thiếu chuyên nghiệp.

Bước 1: Order thức uống/món ăn.

Nhân viên phục vụ order hàng hóa khách hàng yêu cầu lên phiếu order (lưu ý: phiếu order này được lưu trữ để xử lý khi có vấn đề như sai sót, hay gian lận; phiếu order thông thường có các thông tin: nhân viên lập phiếu, số bàn gọi món, tên món, số lượng món). Theo quy trình quản lý khép kín này, thì phiếu order chỉ cần 1 liên.

Bước 2: Nhập phần mềm và in phiếu chế biến.

– Nhân viên phục vụ đem phiếu order đến thu ngân.

– Thu ngân nhận phiếu order, nhập vào máy tính theo đúng yêu cầu. Thu ngân cho in phiếu chế biến.

– Khi thu ngân cho in phiếu chế biến thì máy in bộ phận pha chế/nhà bếp sẽ in món.

Bước 3: Xuất hàng hóa.

– Pha chế/bếp nhân phiếu chế biến và thực hiện theo phiếu.

– Pha chế ra món, sắp xếp món để phục vụ thuận tiện đưa ra đúng số bàn.

Bước 4: Giao thức uống/món ăn cho khách.

Nhân viên phục vụ đưa món ra cho khách hàng (lưu ý: nhân viên phục vụ phải kiểm tra xem đã đầy đủ các công cụ/hàng hóa đi kèm với thức uống/món ăn rồi mới bê giao cho khách hàng).

Bước 5: In bill thanh toán và thu tiền.

– Nhân viên phục vụ nhận yêu cầu thanh toán từ khách hàng và vào thu ngân yêu cầu in phiếu tính tiền (bill).

– Thu ngân in phiếu tính tiền và tiền thối (nếu có).

– Nhân viên phục vụ kiểm tra xem bill và tiền thối đã chính xác chưa trước khi giao cho khách hàng.

– Nhân viên phục vụ thu tiền và trả tiền thối cho khách hàng.

Lưu ý cách xử lý một số trường hợp đặc biệt:

  • Khách hàng đổi/trả thức uống.
  • Khách hàng gọi thêm thước uống.
  • Khách hàng chuyển bàn/chuyển khu vực.
  • Khách hàng gộp nhiều bàn lại làm một.
  • Khách hàng tách một bàn thành nhiều bàn.

3.Quản lí hàng hóa và điều hành quán

Giai đoạn đầu vào:

– Thu mua hàng hóa: phải tìm đối tác cung cấp hàng hóa uy tín từ đầu vì có chính sách giá cả, giao hàng, chứng từ rõ ràng thuận tiện cho kiểm soát (ví dụ Metro, các nhà phân phối lớn, hoặc tạp hóa lớn …).

– Thống kê hàng hóa để quản lý: tài sản cố định (tài sản khấu hao lớn), tài sản nhỏ.

– Phải có kho hàng để dự trữ, bảo quản và kiểm soát.

– Kiểm kê hàng hóa theo hóa đơn khi nhập hàng và nhập vào File quản lý hoặc phần mềm quản lý  (lưu ý khi nhập cần phải cùng đơn vị bán: vd nhập kho là thùng sting nhưng khi nhập vào File quản lý phải theo đơn vị lon).

Giai đoạn vận hành:

– Xây dựng File tính cost đồ uống và lên giá thành (ví dụ định lượng 1kg café = 35 ly café).

– Thực hiện theo quy trình tác nghiệp phục vụ – thu ngân – pha chế.

Giai đoạn kiểm soát

Kiểm soát quy trình tác nghiệp:

– Dựa trên bảng mô tả công việc, quy trình tác nghiệp để kiểm soát & đánh giá nhân sự thực hiện có đúng quy trình đưa ra không.

– Linh hoạt điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế kinh doanh.

Kiểm soát thu/chi hàng ngày:

– Phân quyền cho việc chi hàng ngày (nên tạo quyền cho thu ngân với những khoản chi nhỏ, với khoản chi lớn thì cấp quản lý): phải có đầy đủ chữ ký.

– Phần thu gồm doanh thu từ bán hàng & thu khác: kiểm tra dựa trên thực tế kiểm tra tiền cuối ngày (hoặc cuối ca) & trên File quản lý hoặc phần mềm. Nếu chia nhiều ca thu ngân thì cần tạo file để bàn giao ca cho rõ ràng.

– Tạo ra các danh mục khoản thu/chi tách biệt để có thể quản lý được chi tiết (ví dụ: danh mục chi như: chi lương, chi trái cây, chi café, chi nước ngọt, chi sữa, chi điện/nước …)

Kiểm soát hàng hóa kho hàng:

– Định kỳ hàng tuần kiểm kho 1 lần (thường vào sáng thứ 2 hàng tuần) theo mẫu kiểm kho.

– Đối chiếu số liệu thực tế kiểm kho với số liệu trên File quản lý để đánh giá.

Các bảng báo cáo phân tích cần phải nắm:

– Báo cáo doanh thu theo ngày/tháng/năm.

– Báo cáo chi phí: chi tiết theo danh mục chi phí.

– Báo cáo về thất thoát: đổ vỡ, mất mát, hàng hóa hỏng

 

– Dựa trên các báo cáo để nắm rõ tỷ trọng với doanh thu như nguyên vật liệu, lương nhân sự, khấu hao…, để có phương án kinh doanh hiệu quả hơn.

Bạn cũng có thể mua sách Nghiệp vụ quản trị quán cà phê để có thể bổ sung thêm phần nào về cách vận hành quán sao cho tốt hơn. Nghiệp vụ quản trị quán cà phê  là cuốn sách tổng hợp kiến thức về kinh doanh dịch vụ cà phê, nhà hàng, nhằm tư vấn, chia sẻ kinh nghiệm kinh doanh, với hy vọng giúp mọi người tránh được những sai lầm và kinh doanh thành công trong lĩnh vực cà phê nhà hàng, khách sạn, và là điểm đến – lưu lại của những người yêu thích cà phê tự hào về cà phê Việt Nam.

Cảm ơn bạn đã đón đọc và chúc bạn vận hành thành công trong việc kinh doanh của mình nhé.

Quy trình quản lí nghiệp vụ đúng ở các bộ phận trong quán cà phê và nhà hàng
5 (100%) 1 vote

Trả lời

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Post comment